¿Qué es una base de datos? ¿Por qué es una de las debilidades de los pequeños y medianos negocios? ¿Cómo pueden sacar ventaja las PyMEs de tener una buena base de datos?
Cuando platicamos con emprendedores y dueños de negocios, usualmente preguntamos si guardan la información de sus clientes. Algunos responden con un "sí, tengo su teléfono y Whatsapp en mi celular" y algunos otros contestan "claro, si, está en el libro donde agendamos citas". Pero al preguntarles si toda esa información está guardada junta, en un solo lugar donde pueden acceder a ella fácilmente o buscar algo específico, la respuesta es "mmmh, no".
Todos los negocios (por pequeños o grandes que sea) tienen problemas con su base de datos. Algunos guardan la información en una hoja de Excel, otros en su bandeja de correo o en los contactos de su teléfono, y otras personas recurren simplemente a su buena memoria para recordar nombres, números y direcciones.
Una base de datos es un archivo digital que te ayuda no solo a almacenar datos de contacto, sino que te ayuda a organizarla y a poder hacer búsquedas dentro de la información para ver el desempeño histórico y descubrir tendencias que te ayudan en tus estretegias futuras. Una solución al problema de no tener una base de datps es usar un sistema CRM que te permita tener toda esa información en un solo lugar.
¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? ¿Necesito tener un CRM? -Espera, ¿qué es un CRM?
Primero debes contestarte las siguientes preguntas:
1) ¿Qué objetivos de negocio quieres alcanzar?
2) ¿Quién o quiénes usarán los datos?
3) ¿Qué necesitan saber quienes usarán los datos? ¿Qué información les es útil?
Un sistema CRM (Contact Relationship Management) es una plataforma o software que te permite almacenar, filtar, segmentar y usar datos de tus contactos (por ejemplo, de tus clientes o prospectos) para mejorar la manera en la que interactúas con ellos. Y a la vez, sirve como planeador de tus actividades diarias.
¿Qué hace un CRM por mi y mi empresa?
• Es como un "directorio" que guarda todos los detalles de contacto y de comportamiento de las personas.
• También funciona como "agenda" ya que te permite calendarizar actividades con día y hora como: hacer entregas, llamar a alguien, visitar a X persona, etc. Además, te permite enviar invitaciones digitales al email de la persona con la que te vas a reunir, y enviarles un recordatorio a ambos de su cita un poco antes de la hora acordada.
• Enviar mensajes o emails - algunos te permiten enviar textos en Whatsapp, Tweets o contestar los inbox de tu página de Facebook.
• Funciona como planeador de tu día ya que organizas tus actividades en una lista de cosas por hacer o "to-do", y te permite marcar el avance y cerrar la actividad cuando ya la has realizado.
• Podrás documentar actividades importantes. Cuando se trata de mejorar la percepción que nuestro público tiene de nuestra empresa, no basta con saber qué sigue sino que debemos saber exactamente qué pasó antes. La habilidad de revisar interacciones importantes es vital para que prepares las conversaciones futuras.
La información que almacenas debería incluír: segmentos de acuerdo a tus soluciones, patrones de comportamiento y conexiones.
¿Qué NO es un CRM?
No es un sistema para enviar correos electrónicos o mensajes masivos. Para ese objetivo hay otras herramientas de email marketing. El CRM te ayuda a enviar mensajes personales a un contacto a la vez, pero podrás tener todos esos mensajes en un solo lugar.
¿Cómo hago mi base de datos?
Ten paciencia. No se trata solo de arrastrar información a un programa de tu computadora y luego buscar información demográfica. Primero, planifica el crecimiento de tu negocio. Después recopila toda la información que puedas:
a) Información del cliente: de tus clientes anteriores, de las personas que te contactaron pero no compraron, y de aquellos quienes son tus consumidores fieles y recurrentes. Documenta lo siguiente de cada persona: cuándo compró, la cantidad que gastó, si fue la unica vez o si regresó, incluso si te recomendó y a quién.
b) Ventas: cuando fue tu mejor mes, qué producto se vendió más, cuánto gasta en promedio una persona , con qué frecuencia lo hace, cuánto vende tu competencia, el éxito de tus descuentos o promociones, etc.
c) Inventario de productos: qué tienes en tu almacén, cada cuánto compras mercancía, qué es lo que más sale de tu inventario, etc. Si vendes servicios, documenta cada cuánto los provees, qué material o herramientas usas para hacerlo y cada cuánto las usas y/o las cambias.
Define de cuáles áreas del negocio quieres guardar información para consultarla constantemente. Por ejemplo, si seleccionas un área con “Información del cliente”, deberás enumerar todas las diferentes piezas de información que vas a recopilar sobre los clientes. Enumerarías cosas como: nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, preferencias, etc.
Una vez que hayas documentado todo lo que deseas recopilar en la base de datos de su pequeña empresa para cada área, debes asegurarte de poder conectar lógicamente todas las áreas. Por ejemplo, cada cliente estará vinculado a una transacción de ventas. Cada transacción de venta se asociará a un producto, etc. La importancia de esto es que ahora tenemos que agregar una clave a cada área para identificar la relación.
Cada una de estas áreas, una vez documentada, representará lo que se conoce como una tabla. Una tabla es una colección de filas y columnas, como una hoja de cálculo. Esta tabla será el contenedor de almacenamiento para toda la información de tu cliente.
Ahora que has planificado la información que quieres, necesitas elegir un software de base de datos.
Algunas herramientas y CRMs que puedes usar:
HubSpot CRM Tiene una versión gratuita para pequeñas y medianas empresas, y te permite gestionar en un solo lugar todas las actividades de tu negocio. Puedes administrar contactos, ver la actividad de esos contactos en tu página web, filtrar por empresa, planear actividades, hacer formularios, enviar emails de marketing masivos, administrar tus anuncios de redes sociales, hacer un chat y contestar en vivo, entre otras. Te permite crear varios usuarios de tu empresa y darles permisos para que accedan unicamente a cierta información.
La versión gratuita te permite crear dos usuarios, usa el sistema "scrum" para monitorear el avance de las tareas y proyectos, puedes administrar contactos, enviar cotizaciones y procesar pagos en línea, y conectarlo a tu cuenta de messenger de la empresa.
Bitrix CRM
Su versión gratuita te permite crear usuarios ilimitados, administrar tareas y proyectos, crear landing pages, facturas y prospectos, agregar un chat en vivo y conectar todas tus redes sociales con el, asi como con otras comunicaciones como llamadas y SMS. Además puedes chatear con tus colaboradores para mantener una comunicación rápida entre tu equipo.
Si decides que es demasiado temprano para implementar un CRM, al menos te recomendamos crear tablas en Excel.
La buena noticia es que te regalamos una plantilla de CRM de Excel que puedes empezar a usar hoy mismo:
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